Si vous êtes assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l’administration fiscale peut intervenir de manière inopinée dans vos locaux professionnels pour vérifier la détention du certificat prévu au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI) pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse détenus.
En effet, toute personne assujettie à la TVA qui effectue des livraisons de biens ou des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système de caisse répondant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
À contrario, ne relèvent pas du dispositif, les assujettis à la TVA réalisant des opérations exclusivement avec des professionnels, les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base et les assujettis effectuant exclusivement des opérations et prestations exonérées de TVA.
Pour savoir si vous êtes concerné par la certification obligatoire des logiciels de caisse, un test est disponible sur le site INFOCERT, il vous permettra de faire un premier point sur le sujet et de l’approfondir par la suite avec votre expert-comptable.
Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?
S’entend par logiciel ou système de caisse, tout système informatique permettant d’enregistrer et de garder en mémoire les paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services sans que le paiement enregistré ne génère concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.
Une nouvelle obligation en 2025
Avant la parution de la loi de Finances de 2025, les assujettis pouvaient justifier du caractère sécurisé de leur logiciel ou système de caisse en produisant soit une attestation individuelle de l’éditeur, soit un certificat délivré par un organisme accrédité (INFOCERT ou LNE en France).
L’article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025 renforce le cadre réglementaire et limite davantage les risques de fraude en ne rendant possible la justification du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données que par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation (INFOCERT ou LNE en France).
Quels logiciels sont concernés par l'obligation de certification ?
Sont visés par l’obligation de certification tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de clients, sur un logiciel ou en ligne et quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements, etc.)
Quelles sont les conséquences de la nouvelle obligation pour les éditeurs ?
À compter du 16 février 2025, ils ne peuvent plus délivrer à leurs clients d’attestation d’auto-certification et doivent se mettre en conformité dans le délai qui leur est imparti afin de leur transmettre un certificat établi par un organisme accrédité.
À compter du 1er septembre 2025 et jusqu’au 28 février 2026, ils devront soit :
- bénéficier d’un certificat délivré par un organisme accrédité
- avoir fait une demande de certification justifiée par un engagement ferme (contrat et/ou devis) signé au plus tard le 31 août 2025.
À compter du 1er mars 2026, ils devront satisfaire à l’obligation de certification.
Quelles conséquences en cas de contrôle des assujettis par l'administration fiscale ?
Pour les assujettis qui feraient l’objet d’un contrôle de l’administration entre le 16 février 2025 et le 31 août 2025 : Les utilisateurs de logiciel ou système de caisse non certifié peuvent continuer à justifier de la conformité par la présentation de l’attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Pour les assujettis qui feraient l’objet d’un contrôle de l’administration après le 31 août 2025 : Aucune précision n’a été donnée pour les utilisateurs de logiciels auto-certifiés et qui n’auraient pas encore obtenu de certification au 1er septembre 2025. Toutefois, l’assujetti doit s’assurer qu’il dispose du certificat (ou de la preuve de certification en cours réglementaire) correspondant à la version du logiciel ou système de caisse qu’il utilise.
En pratique, il incombe à l’éditeur de remettre une copie de la certification aux utilisateurs lors de l’achat ou du téléchargement du logiciel ou système de caisse. Tout manquement à ces obligations expose l’assujetti à une amende de 7500 € par logiciel ou système de caisse irrégulier et l’assujetti dispose de 60 jours pour se mettre en conformité avec ses obligations.
Par ailleurs, la délivrance d’un faux certificat est pénalement sanctionnable d’une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 € qui peut être assortie d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans.
L’ECF comme moyen de prévention
Parmi les 10 points d’audit analysés lors d’un Examen de Conformité Fiscale (ECF), il nous incombe de nous assurer que vous remplissez vos obligations en matière de logiciel ou de système de caisse.
Avec la réalisation régulière de l’ECF, nous vérifions ce point chaque année en déterminant si vous relevez de l’obligation et, si tel est le cas, en réalisant un examen formel des certificats dont vous disposez.
Le recours à l’ECF est le moyen idéal pour prévenir tout oubli de mise à jour de vos certificats ou le cas échéant de vos matériels et pour vous prémunir contre les risques d’amendes et sanctions en cas de contrôle de l’administration.
Références :
Article 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI)
BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20250416
Article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025
BOI-CF-COM-20-60
Article L. 433-4 du code de la consommation
BOI-CF-INF-20-10-20
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